Ecuador, julio 2025.- En Ecuador, el archivo físico aún domina buena parte de la dinámica institucional. Bodegas repletas de documentos, trámites que dependen del traslado manual de papeles, y expedientes sin trazabilidad siguen siendo la norma en muchas entidades públicas y privadas. En ese contexto, hablar de gestión documental ya no es un lujo ni una tendencia, sino una necesidad urgente que impacta directamente en la transparencia, eficiencia y gobernanza.
Sin embargo, en los últimos años se han dado pasos importantes, en parte gracias al trabajo silencioso pero sostenido de empresas asesoras que han entendido el valor de ordenar, proteger y automatizar la información institucional. Una de ellas es KM Solutions, firma ecuatoriana que desde hace más de una década acompaña a organizaciones en la implantación estratégica de sistemas de gestión documental y transformación digital.
Diana Lara, CEO de KM Solutions, afirma que, “uno de los errores más comunes al hablar de digitalización documental es asumir que basta con escanear archivos y almacenarlos en la nube. En realidad, una gestión documental efectiva implica definir quién crea un documento, cómo se clasifica, cómo circula, cómo se protege y cuándo se destruye. Es decir, una arquitectura completa de procesos documentales, sujeta a normativas técnicas y legales”.
Ahí es donde el rol de empresas asesoras como KM Solutions resulta clave. Su enfoque no parte del software, sino de las necesidades institucionales. Desde el diagnóstico inicial hasta la capacitación de los equipos internos, la firma trabaja en construir soluciones sostenibles, con criterios de seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo, incluyendo la reciente Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
Aunque muchos procesos permanecen bajo acuerdos de confidencialidad, se conoce que KM Solutions ha asesorado a instituciones en sectores como la salud, la banca, el transporte y la educación. “En todos los casos, el impacto ha sido claro, reducción de tiempos de respuesta, eliminación de duplicidades, mejor control de la información y, sobre todo, mayor capacidad de rendición de cuentas, afirma Lara.
Así también señala la experta que la “gestionar documentos no es solo ordenar archivos; es construir institucionalidad y generar confianza. Cuando los procesos son trazables, las decisiones también lo son”.
Más allá de la tecnología, el verdadero obstáculo sigue siendo cultural. La resistencia al cambio, la dependencia del papel y la desconfianza hacia lo digital frenan la implementación de modelos más modernos. Por eso, el rol de los asesores en gestión documental no solo es técnico, sino también pedagógico: acompañar, formar, convencer y transformar.
Si Ecuador aspira a fortalecer su institucionalidad, la gestión documental debe ser uno de sus pilares. No se trata de moda ni de innovación decorativa: se trata de memoria institucional, de transparencia, de seguridad jurídica.
Y aunque queda camino por recorrer, la experiencia de firmas asesoras demuestra que el país ya cuenta con talento local capaz de liderar este proceso. La deuda es grande, pero el cambio es posible y necesario.
