- La pérdida o robo de datos financieros puede generar impactos económicos, tributarios y reputacionales. Expertos recomiendan que las empresas evalúen los estándares de seguridad antes de elegir un sistema contable online.
Ecuador, agosto. – La digitalización de los procesos empresariales ha llevado a que cada vez más compañías administren su contabilidad a través de plataformas online. Facturas, balances, movimientos bancarios, información de clientes y proveedores, declaraciones tributarias y reportes financieros se concentran actualmente en sistemas que permiten acceder a la información desde cualquier lugar y en tiempo real.
Pero esta facilidad también plantea un desafío: ¿qué tan segura está la información financiera de una empresa?
La información contable constituye uno de los activos más sensibles de cualquier organización. Su pérdida, alteración, filtración o robo puede afectar no solo la operación diaria, sino también generar problemas tributarios, pérdidas económicas, exposición de información estratégica y daños a la reputación empresarial.
“Cuando hablamos de información contable no estamos hablando únicamente de números. Estamos hablando de información estratégica que permite conocer cómo funciona una empresa, cuáles son sus ingresos, sus costos, sus clientes, sus proveedores y su situación financiera. Por eso, la seguridad debe ser una condición indispensable al momento de elegir un sistema contable”, explica Ricardo Vallejo, fundador y director comercial de iConta.
Para las empresas, migrar la contabilidad a la nube no debería limitarse a buscar una plataforma que permita emitir facturas o generar reportes. Es necesario conocer qué mecanismos existen para proteger la información y garantizar su disponibilidad.
Entre los principales elementos que debería evaluar una empresa están los controles de acceso, gestión de permisos por usuario, respaldos de información, cifrado, protección frente a accesos no autorizados, trazabilidad de las operaciones y protocolos de continuidad.
También es importante conocer bajo qué estándares trabaja el proveedor y si sus procesos han sido sometidos a evaluaciones y certificaciones internacionales. “Una empresa no debería preguntarse solamente qué tan fácil es utilizar un software contable, sino también qué sucede con sus datos cuando los entrega a un tercero. La seguridad tiene que estar incorporada desde el diseño de la plataforma y respaldada por procesos, controles y estándares que puedan ser auditados”, señala Vallejo.
En este escenario cobran especial relevancia las certificaciones internacionales ISO 9001 e ISO/IEC 27001. En cuanto la ISO 9001 está relacionada con la gestión de la calidad, la estandarización de procesos y la mejora continua. Por su parte, la ISO/IEC 27001 establece un sistema de gestión orientado a proteger la información y sus principios fundamentales de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
En Ecuador, iConta, es la primera empresa que cuenta con ambas certificaciones internacionales; “Estas certificaciones no son solamente un reconocimiento. Representan una responsabilidad permanente con nuestros clientes. La ISO 27001, particularmente, implica trabajar bajo un sistema de gestión de seguridad de la información que busca identificar riesgos y establecer controles para proteger los datos. En el caso de la ISO 9001, nos obliga a mantener una cultura de calidad y mejora continua en nuestros procesos”, explica el director comercial de iConta.
Un ataque informático, una falla de infraestructura, un error humano o un acceso indebido pueden comprometer información que una empresa necesita diariamente para operar.
Por ello, los respaldos y la disponibilidad de la información son tan importantes como evitar que terceros puedan acceder a ella. “La continuidad del negocio depende también de la disponibilidad de su información. Si una empresa pierde sus registros contables, puede tener dificultades para facturar, cobrar, tomar decisiones, cumplir obligaciones y reconstruir su historia financiera. El verdadero costo de una pérdida de información puede ser mucho mayor que el costo de prevenirla”, advierte Vallejo.
Para las empresas que están evaluando migrar su contabilidad a una plataforma online, la recomendación es no tomar la decisión únicamente por precio, funcionalidades o facilidad de uso.
Preguntar cómo se protege la información, cómo se realizan los respaldos, quién tiene acceso a los datos, qué protocolos existen ante incidentes y qué certificaciones posee el proveedor puede marcar la diferencia entre una digitalización eficiente y una exposición innecesaria.
“La tecnología tiene que generar eficiencia, pero también confianza. Cuando una empresa entrega su información financiera a una plataforma, está depositando una parte fundamental de su negocio. Por eso creemos que la seguridad no puede ser un argumento comercial; debe ser una práctica permanente y verificable”, concluye Vallejo.
En un escenario donde la información se ha convertido en uno de los activos más importantes de las organizaciones, proteger la contabilidad ya no es únicamente una tarea del área financiera o de tecnología: es una decisión estratégica para la continuidad y sostenibilidad del negocio.
